La Documentación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo Ley 29783 y DS-005-2012-TR

La Documentación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la Ley N° 29783

Análisis profesional sobre los documentos y registros obligatorios exigidos por el artículo 32 del D.S. N° 005-2012-TR y normas complementarias, con aplicación en los sectores minería, construcción, industria, transporte, comercio y banca en el Perú

La implementación de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST) no se agota en la adopción de medidas de control de riesgos ni en la capacitación de los trabajadores. La Ley N° 29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo, y su reglamento aprobado por el Decreto Supremo N° 005-2012-TR imponen a todo empleador la obligación de generar, mantener, conservar y exhibir un conjunto de documentos y registros que acrediten la implementación, el funcionamiento y la eficacia del sistema de gestión. Esta exigencia no es un formalismo burocrático: constituye la columna vertebral de la trazabilidad preventiva y el principal medio de prueba ante una fiscalización de la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (SUNAFIL). En sectores como la minería en Arequipa, la construcción en Lima, la industria, el transporte, el comercio y la banca, la documentación del SGSST es, además, un requisito indispensable para la contratación con el Estado, la obtención de licencias y la renovación de autorizaciones sectoriales.

Este artículo ofrece una revisión profesional y exhaustiva de la documentación del SGSST exigida por la legislación peruana, con especial atención al artículo 32 del D.S. N° 005-2012-TR, que enumera los documentos que el empleador debe exhibir, así como al artículo 33, que detalla los registros obligatorios, y al artículo 35, que establece los plazos de conservación.

1. Marco Normativo de la Documentación del SGSST

La obligación de documentar el SGSST se sustenta en un conjunto de disposiciones legales de distinto rango que conforman el sistema jurídico peruano de prevención de riesgos laborales.

1.1. La Ley N° 29783 y el Deber de Documentación

La Ley N° 29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo, publicada el 20 de agosto de 2011, establece en su artículo 17 que el empleador debe adoptar un enfoque de sistema de gestión en el área de seguridad y salud en el trabajo, el cual debe ser documentado, implementado y revisado periódicamente. El artículo 35 de la misma ley enumera las responsabilidades del empleador dentro del SGSST, entre las que se encuentran entregar a cada trabajador copia del Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo (RISST), realizar no menos de cuatro capacitaciones al año, adjuntar al contrato de trabajo las recomendaciones de seguridad, brindar facilidades para la formación y elaborar un mapa de riesgos con la participación de los trabajadores.

1.2. El Decreto Supremo N° 005-2012-TR

El Decreto Supremo N° 005-2012-TR, Reglamento de la Ley N° 29783, es la norma que desarrolla con precisión los documentos y registros que integran el SGSST. Su artículo 32 enumera los documentos que el empleador debe exhibir en el centro de trabajo, mientras que el artículo 33 detalla los registros obligatorios que deben ser implementados y mantenerse actualizados. El artículo 34 extiende estas obligaciones a los empleadores de intermediación o tercerización. El artículo 35 establece los plazos de conservación de los registros, y los artículos 36 y 37 regulan el derecho de consulta de los trabajadores y los procedimientos de comunicación interna y externa.

La Ley N° 30222, publicada el 11 de julio de 2014, modificó diversos artículos de la Ley N° 29783 y reforzó la obligatoriedad de la documentación del sistema, estableciendo que los registros deben conservarse por plazos determinados y que la capacitación debe ser impartida por profesionales competentes.

1.3. La R.M. N° 050-2013-TR y los Formatos Referenciales

La Resolución Ministerial N° 050-2013-TR aprobó los Formatos Referenciales que contemplan la información mínima que deben contener los registros obligatorios del SGSST. Estos formatos, que como Anexo 1 forman parte integrante de la resolución, constituyen la guía técnica para la elaboración de cada uno de los registros exigidos por el artículo 33 del Reglamento. Si bien los formatos son referenciales —es decir, el empleador puede adaptarlos a su realidad siempre que contengan la información mínima exigida—, su utilización es altamente recomendable, ya que garantiza la homogeneidad y la calidad técnica de la documentación y facilita la labor de los inspectores de SUNAFIL durante las fiscalizaciones. El Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo (MTPE) ha establecido también un sistema simplificado de documentos y registros para las micro, pequeñas y medianas empresas (MIPYME) y para las entidades que no realizan actividades de alto riesgo.

1.4. Normativa Sectorial Aplicable

Sector Minería: El Decreto Supremo N° 024-2016-EM, Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional en Minería, y sus modificatorias D.S. N° 023-2017-EM y D.S. N° 034-2023-EM, exigen en su artículo 38 que los titulares mineros elaboren y mantengan actualizados los registros del SGSST, incluyendo el IPERC de línea base, el Programa Anual de Capacitación y los registros de incidentes y accidentes. En regiones como Arequipa, Moquegua y Áncash, el cumplimiento de esta documentación es fiscalizado tanto por OSINERGMIN como por SUNAFIL.
Sector Construcción: El Decreto Supremo N° 011-2019-TR, Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo para el Sector Construcción, y la Norma Técnica de Edificación G.050, aprobada por Decreto Supremo N° 010-2009-VIVIENDA, exigen que el Plan de Seguridad y Salud de la Obra y los registros de inspecciones, capacitación y entrega de EPP formen parte de la documentación obligatoria del SGSST de la obra. Las normas técnicas NTP 400.033 y NTP 400.034, que regulan los andamios, también exigen documentación específica de inspección y verificación de estas estructuras.
Sectores Transporte, Industria, Comercio y Banca: Para estos sectores rige la normativa general —Ley N° 29783, D.S. N° 005-2012-TR y R.M. N° 050-2013-TR—, complementada por las disposiciones sobre riesgos ergonómicos de la R.M. N° 375-2008-TR, los riesgos psicosociales de la R.M. N° 050-2013-TR, la prevención del hostigamiento sexual regulada por la Ley N° 27942 y su reglamento aprobado por el Decreto Supremo N° 014-2019-MIMP, y la protección frente a la radiación solar conforme a la Ley N° 30102 y su reglamento aprobado por el D.S. N° 003-2026-SA.

2. Documentos que el Empleador Debe Exhibir (Artículo 32 del D.S. N° 005-2012-TR)

El artículo 32 del D.S. N° 005-2012-TR establece la relación de documentos del SGSST que el empleador debe exhibir en el centro de trabajo. La exhibición no es un acto pasivo: implica que los documentos estén disponibles para la consulta de los trabajadores, de sus representantes y de los inspectores de SUNAFIL. La documentación referida en los incisos a) y c) debe ser exhibida en un lugar visible dentro del centro de trabajo, sin perjuicio de aquella exigida en las normas sectoriales respectivas.

2.1. La Política y Objetivos en Materia de Seguridad y Salud en el Trabajo (Inciso a)

La política de SST es el documento fundacional del sistema de gestión. Debe ser aprobada por la alta dirección, estar fechada, firmada y ser difundida a todos los trabajadores. Debe expresar el compromiso de la organización con la prevención de riesgos laborales, la protección de la salud de los trabajadores y la mejora continua del SGSST. La política debe ser revisada periódicamente para garantizar su adecuación a los riesgos de la organización. Los objetivos, por su parte, deben ser medibles, coherentes con la política y con los resultados de la Matriz IPERC, y deben estar alineados con el Programa Anual de SST.

2.2. El Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo — RISST (Inciso b)

El RISST es el conjunto de normas internas de la empresa que desarrollan la Ley N° 29783 y su reglamento, y que regulan, como mínimo, los siguientes aspectos: objetivos y alcances; liderazgo, compromisos y la política de seguridad y salud; atribuciones y obligaciones del empleador, de los supervisores, del Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo (CSST), de los trabajadores y de las empresas que les prestan servicios; estándares de seguridad en las operaciones; estándares de seguridad en los servicios y actividades conexas; preparación y respuesta a emergencias; y las sanciones aplicables por su incumplimiento. Las empresas con veinte o más trabajadores están obligadas a elaborar su RISST, de conformidad con el artículo 34 de la Ley N° 29783.

2.3. La Identificación de Peligros, Evaluación de Riesgos y sus Medidas de Control — IPERC (Inciso c)

La Matriz IPERC es el documento que recoge el resultado del proceso de identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles para cada puesto de trabajo. Debe ser elaborada con la participación de los trabajadores, actualizada al menos una vez al año y cada vez que se produzcan cambios en las condiciones de trabajo, y aprobada por el CSST. La R.M. N° 050-2013-TR establece el formato referencial para el IPERC. Este documento, junto con la política, debe ser exhibido en un lugar visible del centro de trabajo.

2.4. El Mapa de Riesgos (Inciso d)

El mapa de riesgos es la representación gráfica de los peligros y riesgos identificados en la Matriz IPERC sobre un plano del centro de trabajo. Debe ser elaborado con la participación de la organización sindical, los representantes de los trabajadores, los delegados y el CSST, y debe exhibirse en un lugar visible. Constituye una herramienta de comunicación visual que permite a cualquier trabajador identificar de manera inmediata las zonas de riesgo, las rutas de evacuación, los puntos de reunión y la ubicación de los equipos de emergencia. El artículo 35 de la Ley N° 29783 establece expresamente la obligación del empleador de elaborar este mapa.

2.5. La Planificación de la Actividad Preventiva (Inciso e)

La planificación de la actividad preventiva es el documento que establece la estrategia de la organización para alcanzar los objetivos de seguridad y salud. Debe basarse en los resultados de la Matriz IPERC y en la política de SST, y debe contemplar los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para la ejecución de las actividades preventivas. Esta planificación se concreta en el Programa Anual de SST.

2.6. El Programa Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo (Inciso f)

El Programa Anual de SST es el documento operativo que detalla las actividades concretas a ejecutar durante el año, desglosadas por meses, con asignación precisa de responsables, recursos específicos y fechas de ejecución. Debe ser aprobado por el CSST en los centros de trabajo con veinte o más trabajadores, o por el Supervisor de SST en los de menor tamaño. El Programa Anual debe incluir, como mínimo, actividades de capacitación, inspecciones internas, auditorías, simulacros, vigilancia de la salud, reuniones del CSST y revisión de la documentación del SGSST.

3. Los Registros Obligatorios del SGSST (Artículo 33 del D.S. N° 005-2012-TR)

El artículo 33 del D.S. N° 005-2012-TR enumera los ocho registros obligatorios que todo empleador debe implementar como parte del SGSST. Estos registros deben contener la información mínima establecida en los formatos aprobados por la R.M. N° 050-2013-TR y deben estar permanentemente actualizados y a disposición de la autoridad competente.

3.1. Registro de Accidentes de Trabajo, Enfermedades Ocupacionales, Incidentes Peligrosos y Otros Incidentes (Inciso a)

En este registro deben constar todos los accidentes de trabajo, las enfermedades ocupacionales diagnosticadas, los incidentes peligrosos y otros incidentes ocurridos en el centro de trabajo. Para cada evento, el registro debe incluir la investigación de causas y las medidas correctivas adoptadas para prevenir su recurrencia. La investigación debe realizarse conforme a la metodología establecida en el Reglamento de la Ley N° 29783, y debe identificar tanto las causas inmediatas como las causas básicas o raíz.

3.2. Registro de Exámenes Médicos Ocupacionales (Inciso b)

Este registro debe consignar los exámenes médicos de ingreso, periódicos y de retiro realizados a cada trabajador, con indicación de los resultados y de las recomendaciones médicas formuladas. Debe incluir la evaluación de los agentes ocupacionales a los que está expuesto el trabajador, así como la aptitud para el puesto de trabajo. En el contexto de la protección frente a la radiación solar, este registro debe incluir el tamizaje dermatológico y oftalmológico exigido por el D.S. N° 003-2026-SA. Asimismo, debe incorporar la evaluación de la salud mental de los trabajadores, conforme a la Ley N° 30947, la Ley N° 32575 y el precedente vinculante de SUNAFIL establecido en la Resolución de Sala Plena N° 007-2025-SUNAFIL/TFL.

3.3. Registro del Monitoreo de Agentes Físicos, Químicos, Biológicos, Psicosociales y Factores de Riesgo Disergonómicos (Inciso c)

Este registro documenta los resultados de las mediciones y monitoreos realizados para evaluar la exposición de los trabajadores a los distintos agentes de riesgo. Incluye el monitoreo de agentes físicos (ruido, vibración, temperatura, radiación), químicos (polvos, humos, gases, vapores), biológicos (virus, bacterias, hongos), psicosociales (estrés, carga mental, acoso laboral) y factores de riesgo disergonómicos (posturas forzadas, movimientos repetitivos, manipulación manual de cargas). Los monitoreos deben realizarse con instrumentos técnicos validados y asesoría especializada, conforme al artículo 33 del Reglamento de la Ley N° 29783.

3.4. Registro de Inspecciones Internas de Seguridad y Salud en el Trabajo (Inciso d)

En este registro se documentan los recorridos planificados por las instalaciones para identificar actos y condiciones inseguras. Cada inspección debe generar un informe con los hallazgos, las medidas correctivas propuestas, los responsables de su implementación y los plazos establecidos. El seguimiento de las medidas correctivas debe registrarse en el mismo formato hasta el cierre de la no conformidad. En el sector construcción, las inspecciones diarias de andamios, excavaciones y sistemas de protección contra caídas deben quedar registradas en formatos específicos.

3.5. Registro de Estadísticas de Seguridad y Salud (Inciso e)

Este registro compila los indicadores proactivos y reactivos del SGSST. Entre los indicadores reactivos se incluyen el índice de frecuencia de accidentes, el índice de gravedad y el número de días perdidos por incapacidad. Entre los indicadores proactivos se incluyen el porcentaje de capacitaciones ejecutadas, el número de inspecciones realizadas, el porcentaje de simulacros completados y el número de observaciones de conducta segura. Las estadísticas deben ser analizadas periódicamente por el CSST y presentadas a la alta dirección en la revisión anual del sistema.

3.6. Registro de Equipos de Seguridad o Emergencia (Inciso f)

En este registro se documentan todos los equipos de seguridad y emergencia disponibles en el centro de trabajo: extintores portátiles, sistemas fijos de extinción, detectores de humo y gases, iluminación de emergencia, botiquines de primeros auxilios, camillas, desfibriladores, sistemas de comunicación de emergencia y equipos de protección personal colectivos. Para cada equipo, el registro debe incluir la ubicación, la cantidad, la fecha de última recarga o mantenimiento, el estado operativo y el responsable de su custodia. La NTP 350.043-1 establece los criterios para la inspección, mantenimiento y recarga de extintores portátiles.

3.7. Registro de Inducción, Capacitación, Entrenamiento y Simulacros de Emergencia (Inciso g)

Este registro documenta todas las actividades de formación impartidas a los trabajadores. Para cada actividad, debe contener: el tema de la capacitación, el nombre y firma del capacitador, el número de horas lectivas, la relación de participantes con sus respectivas firmas, la fecha y lugar de realización, la metodología empleada y los resultados de la evaluación de conocimientos. Este registro es uno de los más rigurosamente fiscalizados por SUNAFIL. La documentación de las capacitaciones debe demostrar que el empleador cumple con el mínimo de cuatro capacitaciones al año establecido en el artículo 35 de la Ley N° 29783, así como con las formaciones especializadas exigidas por las normas sectoriales: capacitación en protección solar conforme a la Ley N° 30102, en prevención del hostigamiento sexual conforme a la Ley N° 27942, y en riesgos psicosociales conforme a la Ley N° 30947.

3.8. Registro de Auditorías (Inciso h)

Este registro documenta las auditorías internas y externas del SGSST. Para cada auditoría, debe contener: los datos del auditor, el alcance, los criterios de auditoría, los hallazgos (conformidades y no conformidades), las recomendaciones, el plan de acciones correctivas y el seguimiento de su implementación. La auditoría externa debe ser realizada por un auditor independiente inscrito en el Registro de Auditores del MTPE, conforme al D.S. N° 014-2013-TR, y su elección debe realizarse con la participación de los trabajadores y la Gerencia General. En el sector minería, el artículo 145 del D.S. N° 024-2016-EM exige que la auditoría externa se realice entre enero y marzo de cada año.

4. Plazos de Conservación de los Registros (Artículo 35 del D.S. N° 005-2012-TR)

El artículo 35 del D.S. N° 005-2012-TR establece plazos diferenciados de conservación para los distintos tipos de registros:

Registro de enfermedades ocupacionales: debe conservarse por un período de veinte (20) años. Este plazo, significativamente mayor que el de los demás registros, responde a la naturaleza crónica de muchas enfermedades ocupacionales, que pueden manifestarse décadas después de la exposición al agente causante.
Registros de accidentes de trabajo e incidentes peligrosos: deben conservarse por un período de diez (10) años posteriores al suceso.
Demás registros: deben conservarse por un período de cinco (5) años posteriores al suceso. En este grupo se incluyen los registros de exámenes médicos ocupacionales, monitoreo de agentes, inspecciones internas, estadísticas de seguridad, equipos de seguridad o emergencia, inducción y capacitación, y auditorías.

Para la exhibición a que hace referencia el artículo 88 de la Ley, el empleador cuenta con un archivo activo donde figuran los eventos de los últimos doce meses de ocurrido el suceso, luego de lo cual pasa a un archivo pasivo que se deberá conservar por los plazos señalados. Estos archivos pueden ser llevados en medios físicos o digitales. Si la Inspección del Trabajo requiere información de períodos anteriores a los últimos doce meses, debe otorgar un plazo razonable para que el empleador presente dicha información.

5. El Derecho de Consulta y la Participación de los Trabajadores

El artículo 36 del D.S. N° 005-2012-TR reconoce el derecho de los trabajadores y de los representantes de las organizaciones sindicales a consultar los registros del SGSST, con una única excepción: la información relativa a la salud del trabajador, que solo será accesible con su autorización escrita. Este derecho de consulta es una manifestación del principio de transparencia que inspira la legislación preventiva y constituye un mecanismo de control social sobre la gestión de la seguridad en la empresa.

El artículo 37 del mismo reglamento establece que el empleador debe mantener disposiciones y procedimientos para recibir, documentar y responder adecuadamente a las comunicaciones internas y externas relativas a la seguridad y salud en el trabajo, garantizar la comunicación interna de la información entre los distintos niveles y cargos de la organización, y asegurar que las sugerencias de los trabajadores o de sus representantes se reciban y atiendan en forma oportuna y adecuada.

6. Documentación Complementaria Exigida por Normas Sectoriales y Específicas

Además de los documentos y registros enumerados en los artículos 32 y 33 del D.S. N° 005-2012-TR, la legislación peruana exige documentación complementaria en función del sector económico y de los riesgos específicos de cada actividad.

6.1. Documentación del CSST

El Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo debe generar y conservar su propia documentación: actas de constitución y elección de los miembros, actas de cada una de las reuniones ordinarias y extraordinarias, informes de inspecciones realizadas, informes de investigación de accidentes, y acuerdos de aprobación de documentos del SGSST (Programa Anual, IPERC, RISST, Plan de Emergencias).

6.2. Documentación en Materia de Hostigamiento Sexual

La Ley N° 27942 y su reglamento exigen que los centros de trabajo con veinte o más trabajadores cuenten con un Comité de Intervención frente al Hostigamiento Sexual Laboral (CIFHSL), cuya constitución, capacitación y actuaciones deben estar documentadas. Asimismo, el empleador debe contar con un protocolo interno de prevención y sanción del hostigamiento sexual, registros de las denuncias recibidas y de las investigaciones realizadas, y constancias de las capacitaciones impartidas a los trabajadores en esta materia.

6.3. Documentación de los Equipos de Protección Personal

La provisión de equipos de protección personal debe estar documentada mediante registros de entrega firmados por cada trabajador, en los que conste la fecha, el tipo de EPP entregado, la cantidad y el estado del equipo. Estos registros deben actualizarse cada vez que se repone un equipo. En el caso del bloqueador solar, el D.S. N° 003-2026-SA exige que la entrega quede registrada y que se verifique su uso efectivo durante la jornada laboral.

6.4. Documentación de los Trabajos de Alto Riesgo

Las actividades de alto riesgo —trabajos en altura, trabajos en caliente, espacios confinados, excavaciones, izaje de cargas— requieren documentación específica: Procedimientos Escritos de Trabajo Seguro (PETS), Permisos de Trabajo (en caliente, en espacios confinados, en altura), Análisis de Trabajo Seguro (ATS) e IPERC continuo previo a cada tarea. En el sector minería, el D.S. N° 024-2016-EM exige esta documentación. En el sector construcción, el D.S. N° 011-2019-TR y la Norma G.050 exigen, además, registros de inspección diaria de andamios, excavaciones y sistemas de protección contra caídas.

7. Aplicación de la Documentación del SGSST en los Sectores Productivos del Perú

7.1. Minería

En el sector minería, la documentación del SGSST debe adaptarse a las condiciones extremas de las labores subterráneas y de tajo abierto. El D.S. N° 024-2016-EM exige documentación adicional a la requerida por la normativa general: el IPERC de línea base elaborado antes del inicio de las operaciones y actualizado anualmente, el Programa Anual de Capacitación con contenidos específicos detallados en los Anexos 5 y 6 del reglamento, los permisos de trabajo en caliente para todas las operaciones que involucren riesgo de incendio, y los registros de monitoreo de agentes ocupacionales específicos de la minería (polvo respirable, sílice, gases, ruido). En regiones como Arequipa, Moquegua y Áncash, la documentación del SGSST es fiscalizada tanto por OSINERGMIN como por SUNAFIL, y su deficiencia puede acarrear la paralización de operaciones.

7.2. Construcción

En el sector construcción, la documentación del SGSST presenta el desafío de la alta rotación de personal y de la coexistencia de múltiples subcontratistas en una misma obra. El D.S. N° 011-2019-TR y la Norma G.050 exigen que el Plan de Seguridad y Salud de la Obra y todos los registros del SGSST estén disponibles en la obra, en un lugar accesible para los trabajadores y para los inspectores de SUNAFIL. La documentación debe incluir los registros de inducción de cada nuevo trabajador, las inspecciones diarias de andamios, excavaciones y sistemas de protección contra caídas, los permisos de trabajo en caliente y los certificados de capacitación en trabajos en altura. Las normas técnicas NTP 400.033 y NTP 400.034 exigen documentación específica de inspección y verificación de andamios.

7.3. Industria

En el sector industrial, la documentación del SGSST debe enfocarse en los registros de monitoreo de agentes químicos, físicos y disergonómicos, los registros de inspección de máquinas y equipos, los registros de mantenimiento de sistemas de detección y extinción de incendios, y los registros de entrega de EPP específicos para cada puesto de trabajo. La R.M. N° 375-2008-TR proporciona el marco para la documentación de la evaluación de riesgos disergonómicos.

7.4. Transporte

En el sector transporte, la documentación del SGSST debe contemplar los registros de inspección y mantenimiento de la flota vehicular, los registros de capacitación en manejo defensivo y gestión de la fatiga, los registros de exámenes médicos de los conductores —con énfasis en la evaluación oftalmológica y cardiovascular—, y los registros de simulacros de respuesta ante accidentes de tránsito y derrames de mercancías peligrosas. La dispersión geográfica de los trabajadores exige que la documentación esté centralizada y accesible en formato digital.

7.5. Comercio y Banca

En los sectores comercio y banca, la documentación del SGSST debe priorizar los registros de evaluación de riesgos psicosociales —conforme a la R.M. N° 050-2013-TR—, los registros de capacitación en prevención del hostigamiento sexual —conforme a la Ley N° 27942—, los registros de entrega de bloqueador solar para los trabajadores que realizan labores en exteriores —conforme a la Ley N° 30102 y al D.S. N° 003-2026-SA—, y los registros de simulacros de evacuación y respuesta ante asaltos. En las agencias bancarias, la documentación debe incluir también los protocolos de coordinación con las empresas de seguridad privada y los planes de continuidad operativa.

8. Fiscalización de SUNAFIL y Consecuencias del Incumplimiento

La Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (SUNAFIL) es la entidad encargada de verificar el cumplimiento de las obligaciones de documentación del SGSST. Durante una visita inspectiva, los inspectores de trabajo verifican:

La existencia de los documentos que deben ser exhibidos conforme al artículo 32 del D.S. N° 005-2012-TR: política y objetivos, RISST, IPERC, mapa de riesgos, planificación preventiva y Programa Anual de SST.
La implementación de los ocho registros obligatorios conforme al artículo 33 del mismo reglamento, con la información mínima establecida en los formatos de la R.M. N° 050-2013-TR.
La exhibición visible de la política, los objetivos y el IPERC en un lugar visible del centro de trabajo.
La actualización periódica de los registros y la documentación del sistema.
La conservación de los registros por los plazos establecidos en el artículo 35 del Reglamento.
La acreditación del cumplimiento de las cuatro capacitaciones anuales y de las formaciones especializadas exigidas por las normas sectoriales.
La aprobación de los documentos por el CSST o por el Supervisor de SST, según corresponda.

El incumplimiento de estas obligaciones puede derivar en sanciones administrativas de hasta 45 UIT, de conformidad con el Decreto Supremo N° 007-2017-TR, Reglamento de la Ley General de Inspección del Trabajo. Las multas oscilan entre S/ 8,399.52 y S/ 139,742.00, dependiendo del tamaño de la empresa y de la gravedad de la infracción. En casos de accidentes con consecuencias graves o fatales, y cuando se acredite que la deficiencia documental del SGSST contribuyó al daño, puede configurarse el delito de atentado contra las condiciones de seguridad e higiene industriales, tipificado en el artículo 168-A del Código Penal peruano, con penas privativas de libertad para los responsables.

9. Referencias Normativas y Técnicas

Ley N° 29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo. Publicada el 20 de agosto de 2011. Artículos 17, 18, 19, 29, 34, 35, 36, 56, 57 y 60: obligaciones del empleador en materia de documentación, capacitación y prevención de riesgos laborales.
Decreto Supremo N° 005-2012-TR, Reglamento de la Ley N° 29783. Publicado el 25 de abril de 2012. Artículos 32, 33, 34, 35, 36, 37, 42 y 82: documentación que debe exhibir el empleador, registros obligatorios, plazos de conservación y participación de los trabajadores.
Resolución Ministerial N° 050-2013-TR. Publicada el 14 de marzo de 2013. Aprueba los Formatos Referenciales que contemplan la información mínima que deben contener los registros obligatorios del SGSST.
Ley N° 30222. Publicada el 11 de julio de 2014. Modifica la Ley N° 29783 y refuerza la obligatoriedad de la documentación del sistema.
Decreto Supremo N° 016-2022-TR. Modifica diversos artículos del Reglamento de la Ley N° 29783.
Decreto Supremo N° 024-2016-EM, Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional en Minería. Modificado por los D.S. N° 023-2017-EM y D.S. N° 034-2023-EM. Artículos 38 y 145: documentación del SGSST en minería.
Decreto Supremo N° 011-2019-TR, Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo para el Sector Construcción. Publicado el 11 de julio de 2019.
Norma Técnica de Edificación G.050, Seguridad durante la Construcción. Aprobada por Decreto Supremo N° 010-2009-VIVIENDA.
NTP 400.033:1984 (revisada el 2017). Andamios. Definiciones y clasificación.
NTP 400.034:1985 (revisada el 2017). Andamios. Requisitos.
Ley N° 30102. Dispone medidas preventivas contra los efectos nocivos para la salud por la exposición prolongada a la radiación solar.
Decreto Supremo N° 003-2026-SA. Aprueba el Reglamento de la Ley N° 30102.
Ley N° 27942, Ley de Prevención y Sanción del Hostigamiento Sexual. Publicada el 27 de febrero de 2003. Modificada por el D.S. N° 014-2019-MIMP y el D.S. N° 021-2021-MIMP.
Ley N° 30947, Ley de Salud Mental. Publicada el 22 de mayo de 2019.
Ley N° 32575. Promulgada el 7 de abril de 2026. Modifica el artículo 25 de la Ley N° 30947.
Resolución de Sala Plena N° 007-2025-SUNAFIL/TFL. Establece el precedente de observancia obligatoria sobre el deber del empleador de proteger la salud mental del trabajador tras eventos traumáticos.
Resolución Ministerial N° 375-2008-TR. Aprueba la Norma Básica de Ergonomía y de Procedimiento de Evaluación de Riesgo Disergonómico.
Decreto Supremo N° 007-2017-TR. Aprueba el Reglamento de la Ley General de Inspección del Trabajo.
Decreto Supremo N° 014-2013-TR. Aprueba el Reglamento del Registro de Auditores autorizados para la evaluación periódica del SGSST.
ISO 45001:2018. Sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Requisitos con orientación para su uso.
Convenio 155 de la OIT sobre seguridad y salud de los trabajadores. Ratificado por el Perú.

La documentación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo constituye la columna vertebral de la trazabilidad preventiva y el principal medio de prueba del cumplimiento normativo en el Perú. El artículo 32 del D.S. N° 005-2012-TR establece los seis documentos que el empleador debe exhibir en el centro de trabajo: la política y objetivos, el RISST, el IPERC, el mapa de riesgos, la planificación de la actividad preventiva y el Programa Anual de SST. El artículo 33 del mismo reglamento enumera los ocho registros obligatorios que deben ser implementados y mantenerse actualizados: accidentes y enfermedades, exámenes médicos, monitoreo de agentes, inspecciones internas, estadísticas, equipos de emergencia, capacitaciones y auditorías. El artículo 35 fija los plazos de conservación: veinte años para las enfermedades ocupacionales, diez años para los accidentes e incidentes peligrosos, y cinco años para los demás registros. La R.M. N° 050-2013-TR proporciona los formatos referenciales que garantizan la homogeneidad y calidad técnica de esta documentación.

En sectores como la minería en Arequipa, la construcción en Lima, la industria, el transporte, el comercio y la banca, la documentación del SGSST no es un fin en sí mismo, sino un instrumento al servicio de la prevención. Los documentos y registros no salvan vidas por el mero hecho de existir: salvan vidas cuando reflejan una gestión real, cuando son consultados por los trabajadores, cuando son analizados por el CSST para detectar tendencias, cuando son fiscalizados por SUNAFIL para verificar su autenticidad y cuando son utilizados por la alta dirección para tomar decisiones que mejoren las condiciones de trabajo. La documentación que se archiva en una carpeta sin haber sido internalizada por la organización es un gasto estéril. La documentación que refleja un sistema vivo, participativo y en mejora continua es la mejor inversión que una empresa puede realizar en la protección de su activo más valioso: las personas.

La Documentación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo